Cómo hacer una factura: Guía completa con pasos y ejemplos
Emitir facturas correctamente es esencial para cualquier negocio, ya seas autónomo o una empresa consolidada. En esta guía te explicamos cómo hacer una factura de manera profesional, cumpliendo con la normativa legal. Si aún no te has dado de alta, primero consulta nuestra guía sobre cómo darte de alta como autónomo en 2026.
¿Qué es una factura y por qué es importante?
Una factura es un documento legal que certifica la compraventa de bienes o servicios. Es imprescindible para la contabilidad, el pago de impuestos, y para mantener la relación transparente entre el comprador y el vendedor.
Elementos básicos de una factura
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF/CIF, y dirección.
- Datos del receptor: Información del cliente, incluyendo su NIF si es necesario.
- Número de factura: Debe ser único y seguir una numeración correlativa.
- Fecha de emisión.
- Detalle de productos o servicios: Descripción clara y cantidad.
- Base imponible, IVA y otros impuestos según la normativa vigente.
- Total: La suma final que el cliente debe abonar.
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
1. Escoge un método de facturación
Utiliza un programa de facturación para autónomos o el ERP para pymes de Prana. Estas herramientas automatizan la creación de facturas y aseguran el cumplimiento de las normativas fiscales, incluido Verifactu.
2. Usa plantillas de facturas
Las plantillas te permiten ahorrar tiempo y evitar errores. Puedes personalizarlas con el logo de tu empresa y otros detalles.
3. Verifica los requisitos legales
Asegúrate de incluir toda la información obligatoria. Consulta nuestra guía de requisitos clave para emitir una factura legal.
4. Rellena los datos correctamente
Introduce los detalles del emisor, receptor y la descripción de los productos o servicios. Recuerda incluir el desglose de impuestos y retenciones si aplica.
5. Decide el formato
Muchas empresas optan por la facturación electrónica, que es más eficiente y necesaria para cumplir con Verifactu. El escáner OCR de Prana también te permite digitalizar facturas recibidas al instante.
6. Emite y conserva una copia
Una vez emitida, envíala al cliente y conserva una copia para tu archivo contable.
Beneficios de utilizar software de facturación
- Automatización de procesos: Reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Cumplimiento normativo: Los programas diseñados para cumplir con Verifactu evitan errores y sanciones.
- Integración con otros sistemas: Conecta tu facturación con contabilidad, CRM y gestión de inventarios.
Preguntas frecuentes
¿Es legal emitir facturas sin ser autónomo?
No. Para emitir facturas debes estar dado de alta como autónomo o actuar a través de una sociedad. Hacerlo sin estar dado de alta es una infracción que puede acarrear sanciones económicas.
¿Cuándo debo aplicar retención de IRPF en la factura?
Cuando prestas servicios profesionales a otra empresa o autónomo (no a particulares), debes aplicar retención de IRPF. El tipo general es del 15%, aunque los nuevos profesionales pueden aplicar el 7% durante los primeros tres años.
¿Qué diferencia hay entre factura ordinaria y simplificada?
La factura ordinaria incluye todos los datos del comprador y es la única que permite al receptor deducirse el IVA. La factura simplificada (equivalente al ticket) puede emitirse para ventas al consumidor final de hasta 400 euros, pero el destinatario no puede usarla para deducción.
¿Qué es una factura rectificativa?
Es una factura que corrige una factura anterior con error. Debe hacer referencia explícita a la factura original que corrige e incluir la diferencia o el importe correcto completo, según el método elegido.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas emitidas?
Al menos 4 años (prescripción fiscal general). Si los gastos están vinculados a bienes amortizables, el plazo se extiende hasta que termine la amortización más 4 años adicionales.
Empieza a facturar con Prana
Prana genera facturas completas y conformes con Verifactu en segundos. Disponible en cualquier dispositivo, con conciliación bancaria integrada y módulo de contabilidad automática. Consulta los planes y precios y empieza 30 días gratis.
